关于大型会展活动事故风险管理对策分析

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      摘要:随着会展业的不断发展壮大,会展活动越来越多,形式也呈现多元化发展趋势,而大型会展活动具有人口密集、人流量大、受关注度高的特点,一旦发生事故就会造成严重的经济损失和人身伤害,社会影响极大,因此会展活动的事故风险管理面临着巨大的考验。本文将通过分析会展活动事故的特点,讲述事故风险的辨识,提出风险管理的措施,以期能够提高会展活动的承办方与参会人员对会展活动事故风险管理的重视。

一、大型会展活动事故风险形成原因

      大型会展活动形式多种多样,内容也比较丰富,吸引了大量的观众前来参加,导致大型会展活动中存在的事故隐患也比较复杂。会展的主办方往往是通过会场租赁的方式来进行商品展示和文艺汇演等,对场地的设备、基础设备的情况都不太了解,不能很好的为参会人员做好指引工作,因而引发一系列的事故风险。随着会展事业竞争越来越激烈,很多参展商为了节省展台搭建的成本,选择报价比较低的搭建商,而这些搭建商为了利润,使用劣质的搭建材料,导致展台倒塌,不仅造成了人员伤亡和经济损失,也严重影响了参展商的企业形象。主办方在安保人员的配置上不足,导致安保工作变成了一种形式,没有发挥到维护会展秩序、合理疏散人群的作用。另一方面是参会人员没有具备很好的自我保护意识,在入场后没有对安全出口等进行查看,对周边的环境特点也没有深入的了解,完全沉浸到了会展活动中,得意忘形。当突发事件发生时不能冷静的处理,很多人都选择了大喊大叫,造成了参会人员人心恐慌,造成了紧张的气氛,稍有不慎就会引发更严重的事故。

二、大型会展活动事故风险特点

(一)人群密集

      人群密集是诱发活动事故的主要因素,由于会展的举办形式和举办目的决定了活动的参与人员数量,事故的发生往往因为在细小的环节中做的不到位导致不能第一时间进行控制,尤其是人群密集的地方,经常会因为一点小摩擦就会发生冲突,从而引起其他人的恐慌,造成场面的失控。随着人群数量的增多,由于人与人之间的差异,导致事故风险的控制难度也会跟着上升,一旦事故风险出现失误就会造成严重的后果。

(二)社会影响大,损失惨重

      会展活动的宣传力度很多而且参会人员的数量也很多,受到了人们的广泛关注。一旦发生事故,事件的传播速度就会非常快,而且传播的范围也会很广,因此会对主办方的名誉带来严重的危害,产生不好的社会影响。如果出现了人员的伤亡情况,后果就会更加的严重。

(三)突发性

      事故的发生往往是防不胜防,每一个小细节都可能造成严重的事故,因此会展活动中的事故风险是无处不在。主办方与参会人员往往会在细小的环节中忽视事故风险的存在,但是这些潜在的风险事故就会突然发生,让人措手不及。很多突发事件都是一点点小事,如果能够保持冷静,第一时间做出正确的处理,就能将损失降到最低。

三、大型会展活动事故风险的辨识

(一)会展活动特性风险

      如今会展活动主要具备集中性、新颖性、艺术性、亲历性和综合性的特点。根据不同的会展活动类型其风险类型也有很大的区别,例如在展销内的会展活动中,现场气氛一般比较热闹,有展销人员的叫卖声、展销活动的表演声、参会人员的谈论声,造成现场比较混乱,很容易引起人群拥挤,引发不安全的行为;但是像博物展览会等,这些都是比较高雅的活动,一般参会人员的素质水平比较高,会场一般比较安静,很少有参会人员大呼小叫,因此会场的纪律会保持的很好,非常有利于事故风险的控制,因此发生事故风险的概率也相对比较低。因此会展活动的类型、规模、参会人员的数量、素质等等都是影响会展安全的因素,这些因素就像一颗炸弹,随时可能爆发。

(二)人群类别风险

      会展活动中的人员素质参差不齐,构成比较复杂,参会的目的也存在差异,导致事故隐患多种多样。会展活动事故发生的主要诱因就是人群的因素,参会人员密集而且流动性比较强,每个人的安全意识和自我保护意识都存在差异,因此对参会人员的管理存在很大的难点。由于会场的人员众多,每一个都会成为事故发生的诱因,很多会展事故的起因都是因为某一个人,然后影响到周边的人,引起了人群的恐慌,导致人员无法有序的疏散,最后发生踩踏事故。

(三)环境因素风险

      首先是自然环境,在会展活动策划时就需要对举办日的天气情况等进行了解,如果是雨天就要做好雨天的应急预案,如果是强风天气就要考虑是否会影响到会展的安全,如果不能保证就要择期举行,一旦会展活动中出现自然灾害,后果将不堪设想。其次是周边环境,会场活动的开始时间比较固定,因此参会人员的到场时间相对比较集中,主办方需要提高做好交通疏散的计划,保证参会人员能够顺利的进场,进场之后需要将安全出口、消防通道等告知参会人员,以免发生突发事件时,参会人员乱跑。最后是组织环境,主办方需要做好详细的安保计划,配备充足的安保人员,在意外发生时能够第一时间进行人员引导。对于参会人员要提前做好提示工作,让他们提高安全防范的意识。

(四)场地类型风险

      根据会展活动的不同,在场地的选择上也有一些区别,例如像美食节、家居服饰、土特产展览等会选择开放的空间,这样参与的人群会更多,但是像各种博物展览会选择封闭的空间,这样人员的组织性更强一些,活动更加的有秩序。会展场地经常会为了活动的需要而搭设临时的展台,但是由于对展台的质量控制不严,展台倒塌的事件频繁发生,例如2017年3月在上海新国际博览中心举办的中国国际地面材料及铺装技术展会的第二天,W5号馆有一个站台现场吊顶掉落,砸伤了一名外国友人; 2017年10月在上海新国际博览中心举办的中国国际玩具及教育设备展览会现成发生展台倒塌事故,造成了多人受伤。这些因素都是可以控制的,只要我们加强对搭建单位的审查,对搭建材料进行检验,就可以杜绝这类事件的再次发生。

(五)组织管理风险

      组织管理风险主要是因为主办方对会展的管理和控制工作做的不到位。任何事故的管理都不能单单依靠技术,更重要的是组织的控制。主办方作为会展的获利者,应该有义务维护会展的安全秩序,不能盲目的追求经济效益就降低对事故管理风险的要求。不管是对参会人员的安全文明教育,还是对会展设施设备的检查都不能有丝毫的懈怠,只有主办方对安全事故高度的重视,参会人员才会提高风险管理意识。

四、大型会展活动事故风险的管理对策

(一)会展临时设施的检查

      会展活动中有很多的临时性设施,而这些设施的搭建质量基本没有得到专业单位的认证。即使展馆对展台的搭建有自己的一套标准,但是由于展会活动众多、人员的流动性很强,导致展馆没有认真的检查这些临时设施。因此很多展览公司利用这点,盲目的节省成本,导致搭建的结构和材料都不能到达要求。在人群密集,相对拥挤的环境,这些临时搭建的设施很容易倒塌。因此展馆人员或者是主办方要加强对这些临时设施的检查,确保临时的结构设计合理,材料质量达到要求,这样可以大大减少展台倒塌事故的发生。

(二)建立会展安全管理服务体系

      会展安全管理服务体系是展馆、主办方进行事故风险管理的章程,任何会展活动都要严格按照这套流程。首先是人员的配备,需要将事故风险管理的各个岗位职责落实到个人身上,加强展馆服务人员的安全管理意识和责任感,任何组织都不能随意的减员,必须保证人员配置的最低标准,并且需要根据活动的规模相应的增派人手。其次是在事故风险的管理流程上进行规范,强调过程管理,从建筑设施设备的检查维修、临时设施的监督检查、安全通道指引、关键工序的实施等等,都要进行规范,保证管理人员按照规章制度办事。最后是编制应急预案,面对突发事件要保持冷静,根据突发事件的类型,采取相应的抢救措施,防止参会人员的恐慌,稳定人心。

(三)做好人员流动管控方案

      在会展空间内的人数达到限额的时候,要采取人员进入控制手段,对场外等候人员进行心理疏导,让他们能够理解限制进入的原因,让他们耐心等候。当会展活动中的人数减少一定数量时再安排相应人数的人员进入,严格控制会展内的人数。另一方面是在非工作人员不能进入的地方,要设置警示牌,安排专人进行看管,以防参会人员发生意外。在场馆内分区域设置安保人员,防止人群的拥挤等不安全行为发生。

五、结束语

      会展活动是一项综合性很强的活动,做好会展活动的事故风险管理需要涉及到方方面面,包括落实会展的安全责任分工、建立会展安全管理服务体系、人员流动管控方案、以及应急预案,运用这些手段来科学的进行事故风险的管理,同时可以通过购买商业保险的方式来转移会展活动中的风险来实现风险的管理。大型会展活动事故风险的管理是一项任重而道远的任务,全面实现事故风险的管理目标还需要我们做出更多的努力。